L'emploi du temps : de la préparation à la mise en œuvre

Publié le 21 février 2023

L'élaboration de l'emploi du temps dans un établissement scolaire est avant tout un acte de pilotage pédagogique structurant pour sa politique éducative. Il conditionne l'activité de l'ensemble des enseignements pour toute une année scolaire et il traduit, dans ses choix, les priorités de la communauté éducative. L'emploi du temps détermine fortement l'organisation personnelle des élèves, des enseignants, des personnels de la vie scolaire et, par voie de conséquence, nécessite de rechercher des équilibres, au-delà des aspects réglementaires et des textes officiels.
En lien étroit avec les opérations liées à la préparation de la rentrée, la construction des emplois du temps s’inscrit dans un temps long qui débute dès la rentrée scolaire à N -1 avec la prévision des effectifs et s’achève quelque temps après la rentrée scolaire de l’année N avec la remontée des services. Tout au long de l'année, les emplois du temps peuvent être adaptés à la marge, en fonction de la présence effective des professeurs et des projets divers.

Phase préparatoire à l’emploi du temps

Cette période, la plus longue, s’échelonne sur toute l’année scolaire N- 1, de novembre à juillet. L’objectif est de recueillir un maximum d’informations avant de commencer à travailler sur le logiciel d’emplois du temps. Le personnel de direction est vigilant aux points suivants :

1. Les opérations liées à la préparation de rentrée
  • les prévisions d’effectifs déterminent le nombre éventuel de divisions, souvent dès novembre de l’année N-1 ;
  • les ajustements de la carte des formations, des options et des langues ;
  • la réception de la dotation horaire globale (DHG) en janvier qui s’ajustera jusqu’en fin d’année ;
  • le travail avec les équipes et le conseil pédagogique en vue de la construction du tableau de répartition des moyens par discipline (TRMD) ;
  • les ajustements de moyens et de supports dans le cadre du dialogue avec les services de l'inspection académique ou du rectorat ;
  • les obligations réglementaires de service (ORS) des enseignants ;
  • les temps partiels de droit et sur autorisation, qui ont une incidence sur la répartition Heures postes/Heures supplémentaires année (HP/HSA) ;
2. La prise en considération des spécificités de l’établissement (listes non exhaustives)
  • contraintes matérielles :
    • les contraintes des ateliers et plateaux techniques de certaines formations ;
    • la disponibilité et la finalité des salles (salle banalisée, spécialisée, labo, leur capacité) ;
    • les prévisions éventuelles de travaux ;
    • la gestion des installations sportives, dont les piscines (nécessité d’une coordination avec l’opérateur et avec les écoles ou les autres établissements).
  • réglementation :
    • durée de la pause méridienne : amplitude d’1H30 de la pause méridienne en collège, il n’est pas nécessaire de préciser pour les lycées ;
    • respect des consignes sur le rythme et le bien-être des élèves (6h de cours maximum par jour au collège notamment sur le niveau 6e) ;

    • maximum de 6 h de cours par jour pour les enseignants d’Éducation physique et sportive (EPS) ;
    • nombre maximum d’élèves présents sur un plateau technique en lycée professionnel ;
    • article L314-2 du code de l’éducation qui sous réserve de l'autorisation préalable des autorités académiques et après concertation avec les équipes pédagogiques peut prévoir la réalisation d'expérimentations pédagogiques portant sur l'organisation pédagogique de la classe ou de l'établissement.
  • contraintes liées à la gestion des ressources humaines :
    • aménagements de poste : préconisations médicales (amplitude horaire, nombre de jours) ;
    • temps partiels ;
    • postes partagés et bloc de moyens provisoires (BMP) ;
    • formations extérieures, groupes de secteurs ;
    • enseignants stagiaires : journées hebdomadaires des instituts nationaux supérieurs du professorat et de l'éducation (INSPÉ) ;
    • équilibre des équipes enseignantes : affectations tardives, contractuels, néo-titulaires ;
  • priorités pédagogiques :
    • alignements langues vivantes étrangères, options et spécialités ;
    • 24 h d’écart entre deux cours d’Éducation physique et sportive (EPS) ;
    • accompagnement personnalisé ;
    • sections à horaires aménagés, notamment avec intervention de partenaires extérieurs à l’établissement (sections sportives par exemple) ;
    • dispositifs (obligatoires (devoirs faits, heure de renforcement en 6e) ;
    • dispositifs qui relèvent du projet d'établissement ;
    • co-enseignement / co-intervention ;
    • communication des choix opérés sur le cumul des options ;
3. La réflexion sur la construction d’une fiche de préparation de rentrée à destination des enseignants (consulter la rubrique Boîte à outils ci-dessous).
  • recensement des potentiels professeurs principaux et des coordonnateurs de disciplines ;
  • recensement des enseignants qui souhaitent travailler ensemble sur des projets de classe et qui ont des demandes particulières dans la constitution des emplois du temps (heures qui se suivent pour chacune de leur discipline par exemple, dans le but de pouvoir poursuivre le projet en continu sur 2 h avec les élèves de la classe, par exemple) ;
  • investissement dans les dispositifs d’individualisation des parcours des élèves ;
  • missions des référents ;
  • recensement des personnels avec des compétences particulières : personnels formés pour le Système de sécurité incendie (SSI), Prévention et secours civique de niveau1 (PSC1), Sauvetage secourisme du travail (SST), utilisation des extincteurs ;
  • recensement des certifications complémentaires en : discipline non linguistique (DNL), droit et grands enjeux du monde contemporain (DGEMC).

Conception des emplois du temps

Comprise entre juin et la rentrée de septembre, la conception des emplois du temps commence lorsque toutes les informations préalables sont complètes (équipes pédagogiques et disciplinaires, répartition des services, respect des horaires réglementaires pour chaque module élémentaire de formation (MEF), constitution des classes, groupes de langues, d’options, et affectation des élèves).

NB : la constitution des classes mérite une attention particulière : la concentration d'enseignements optionnels ou de nombreuses langues vivantes dans une même division est susceptible de multiplier les contraintes de placement des heures de cours.  

En fonction des établissements, plusieurs personnels peuvent être amenés à travailler sur les emplois du temps : directeur délégué aux formations professionnelles et technologiques (DDFPT), directeur adjoint de section d'enseignement général et professionnel adapté (SEGPA), professeurs coordonnateurs.

Le chef d’établissement apporte une vigilance particulière au respect des équilibres et peut faire figurer dans les emplois du temps certains points essentiels comme :

  • la place des activités péri-éducatives ;
  • les salles d' études ;
  • les dispositifs particuliers (Devoirs faits, par exemple) ;
  • les heures de vie de classe ;
  • le passage à la demi-pension ;
  • les transports scolaires.

Une vérification est nécessaire une fois les emplois du temps élaborés : services des enseignants, affectation des élèves dans les groupes, placement des salles. Il est utile d’avoir un regard croisé sur cette opération.

Mise en œuvre à la rentrée

Entre fin août et fin septembre s’opère une dernière phase d’ajustements, qui s’achève avec la validation des services d’enseignement sur l’application STS-Web :

  1. au retour des congés et avant la prérentrée, ajustements éventuels des emplois du temps en fonction des dernières affectations des enseignants ou nouvelles inscriptions d'élèves ;
  2. diffusion des emplois du temps provisoires aux professeurs ;
  3. implémentation des emplois du temps dans l'espace numérique de travail (ENT) ;
  4. recueil des demandes d'ajustements des emplois du temps (avec une date butoir fixée 15 jours après la rentrée par exemple) à l'aide d'un imprimé mis à disposition des enseignants ;
  5. finalisation des emplois du temps après recueil des demandes d'ajustements et transmission des emplois du temps définitifs avec date de mise en application.

 

Applications numériques

  • STructures et Services Web (STS Web)
    STSWeb sert à saisir la structure de l'établissement (nombre de divisions par niveau et identification des groupes pour chaque division), importer les services des enseignants à partir des logiciels dédiés, les professeurs principaux, ceux qui occupent d'autres missions particulières.
    C'est par STSWeb que sont édités les états de services et les indemnités des enseignants. L'application doit être mise à jour pour tenir compte d'éventuelles modifications de service (Heures Supplémentaires Annuelles par exemple).
    Consulter le cartable de présentation sur le site de l'académie de Lille.
  • Tableau de Suivi des Moyens par discipline : TSM / Tableau de Répartition des Moyens par discipline : TRM

    Le TSM permet à la direction, pendant la phase de dialogue avec l'administration de tutelle, de suivre au jour le jour l'évolution des moyens et des affectations.
    Le TRM permet de proposer une répartition des moyens par discipline, à partir de la ventilation de la Dotation Horaire Globale (DHG) de l'établissement. Cette répartition peut entraîner des demandes de créations ou de suppressions de postes.
    Consulter un diaporama de présentation (pdf 790 Ko) sur le site de l'académie d'Aix-Marseille.

    • prise en main de l'application TSM/TRM : consulter les diaporamas suivants, utilisés à l'occasion des formations dispensées dans les académies lors du déploiement des applications nationales en ligne :
  • SIECLE Base Élèves Établissement : SIECLE BEE
    La BEE permet d'accéder et de gérer toutes les informations administratives de l'élève :

    • l'identité et les coordonnées des élèves et de leurs responsables ;
    • la scolarité actuelle de l'élève : établissement, formation, classe, disciplines optionnelles, spécialités et autres enseignements en groupes, redoublement, hébergement, bourses, circuit de transport ;
    • les scolarités antérieures de l'élève ;
    • les attestations et diplômes obtenus par l'élève.
      La BEE permet également à l'établissement d'exploiter, à des fins de pilotage, les informations de la base de données au travers de listes, à éditer ou à exporter, prédéfinies ou personnalisées. Enfin, la BEE est la source des données utilisées dans les autres modules de SIECLE (Vie scolaire, Notes, Gestion financière, Téléservices) et dans d'autres systèmes d'information/applications internes ou externes à l'éducation nationale (annuaires, examens, statistiques, logiciels privés de gestion de la scolarité, espaces numériques de travail, etc.).
      Toute modification effectuée dans la BEE se répercute automatiquement et instantanément dans la plupart des autres modules de SIECLE. En particulier, les inscriptions ou radiations d'élèves, les changements de classe ou de groupe sont ainsi pris en compte en temps réel, sans aucune intervention de l'utilisateur. Consulter le guide de l'utilisateur BIECLE BEE, sur le site du vice-rectorat de l'académie de Nouvelle-Calédonie (pdf 1,5 Mo).

Textes officiels en vigueur au 14 novembre 2022.

Concernant le collège

Concernant le lycée

  • Arrêté du 19 avril 2019 portant application des nouvelles organisations d'enseignements dispensés dans les formations sous statut scolaire préparant au baccalauréat professionnel et au certificat d'aptitude professionnelle (durée de la période de formation en milieu professionnel en annexe) ;
  • arrêté du 21 novembre 2018 relatif aux enseignements dispensés dans les formations sous statut scolaire préparant au baccalauréat professionnel (volume horaire de référence et volume horaire complémentaire d'heures-professeur en annexe) ;
  • arrêté du 16 juillet 2018 relatif à l'organisation et aux volumes horaires de la classe de seconde des lycées d'enseignement général et technologique et des lycées d'enseignement général et technologique agricole et pour le cycle terminal du baccalauréat général.

Concernant le collège et le lycée

Concernant les obligations de service des personnels enseignants