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Prise de fonction du chef d'établissement

Mis à jour le 05 juin 2023

De la réception de son arrêté de nomination à la prise de connaissance des objectifs professionnels qui lui seront confiés, le chef d'établissement nouvellement affecté découvre l'établissement public local d'enseignement (EPLE), son fonctionnement et son environnement. Ces objectifs fixés par le supérieur hiérarchique direct, dans les trois mois qui suivent la prise de fonctions, sont désormais annuels. Ils reposent sur le diagnostic et l'évaluation du fonctionnement de l'établissement scolaire. L'atteinte des objectifs fixés et les méthodes mises en œuvre pour y parvenir seront l'un des éléments discutés lors de l'entretien professionnel annuel.

Découvrir l'établissement et son environnement

N.B. : les pistes proposées ci-dessous ne sont ni exhaustives, ni hiérarchisées.

Première prise de contact avec l'établissement

Lorsque que le personnel de direction reçoit sa nouvelle affectation, il prend contact avec le chef d'établissement de son futur établissement et sollicite une rencontre et/ou visite. S'agissant du principe de continuité du service public, il est nécessaire de prendre connaissance des informations de premier niveau :

  • le fonctionnement de l'équipe de direction :
    • la répartition des dossiers entre le/les adjoint(s) (adjoint pédagogique et adjoint gestionnaire) et le chef d'établissement ;
    • le contenu des lettres de délégation et d'objectifs ;
    • les pratiques de l'équipe de direction (modalités d'échanges, de réunion, de communication, etc.) ;
  • les affaires pédagogiques et éducatives :
    • la politique éducative et pédagogique de l'établissement ;
    • la dotation globale horaire, l'enveloppe des indemnités pour missions particulières (IMP), la répartition des services, les emplois du temps, les services partagés et l'enveloppe prévisionnelle de parts fonctionnelles correspondant au PACTE 2D ;
    • les projets pédagogiques et éducatifs en cours, la programmation de sorties et voyages pédagogiques ;
    • la politique numérique de l'établissement, les outils mis en place ou à développer (espace numérique de travail - ENT, site internet, etc.) ;
    • les partenariats en cours : sportifs, artistiques et culturels, autres ;
  • les affaires financières et la gestion matérielle de l'établissement :
    • le bâti : état, travaux en cours ou à prévoir ainsi que la liste des contacts de la collectivité territoriale ;
    • le logement de fonction : dates de déménagement et des aménagements nécessaires (remise en état, par exemple) ;
    • le budget en cours, l'état des dépenses engagées, l'état d'avancement de certains dossiers qui nécessiteront une action immédiate ou rapide du nouveau chef d'établissement ;
    • l'organigramme des services de gestion, la situation financière (au regard des nouvelles responsabilités du chef d'établissement en tant que gestionnaire public)

  • la gestion des ressources humaines :
    • les informations importantes concernant certains personnels : santé, remarques à caractère confidentiel indispensables, autres remarques utiles ;
    • la situation des contrats : parcours emploi compétences (PEC), assistant d'éducation (AED), accompagnants d'élèves en situation de handicap (AESH) dans le cadre du pôle inclusif d'accompagnement localisé (PIAL) ;
    • la gestion des agents : organisation des services, fiches de postes, état des relations entre les personnels ;

À ce stade, le chef d'établissement nouvellement affecté peut aussi aborder les points suivants :

  • les relations avec les différents partenaires (institutionnels et autres), les conventions éventuelles et, le cas échéant, la place de l'établissement au sein du groupement d'établissements publics d'enseignement (GRETA) et les autres organisations en réseau ;
  • les contacts sécurité-sûreté :référent police ou gendarmerie, les équipes mobiles de sécurité (EMS), l'assistant de prévention de l'établissement.

Lors de cette première prise de contact, le futur chef d'établissement peut solliciter des rencontres avec certains personnels pour saisir leur fonctionnement et positionnement dans l'organisation de l'EPLE :

  • les adjoints dont l'adjoint gestionnaire ;
  • le directeur délégué aux formations (DDF) pour toutes les questions relatives aux filières technologiques et professionnelles (PFMP, sécurité par exemple).;
  • le directeur adjoint chargé de la Section d'enseignement général et professionnel adapté (SEGPA) ;

Documents que le personnel de direction peut demander à consulter en arrivant :

  • l'organigramme de l'établissement ;
  • les différents indicateurs et tableaux de bord permettant une analyse du fonctionnement, dont les indicateurs d'aide au pilotage et à l'auto-évaluation (APAE) et les documents d'évaluation du fonctionnement ;
  • le projet d'établissement, le contrat d'objectifs, la convention avec la collectivité de rattachement, le règlement intérieur, le dernier rapport d'évaluation de l'établissement ;
  • l'organisation de la rentrée des élèves (dates, déroulement de l'accueil) ;
  • les projets en cours, et en particulier le projet numérique et les outils en place ou à prévoir : site de l'EPLE, cahier de texte en ligne, ENT, réseaux sociaux ;
  • les procès-verbaux du conseil d'administration, le rapport annuel de fonctionnement pédagogique ;
  • le budget de l'année en cours, le compte financier de l'année précédente, la situation de la trésorerie ;
  • les contrats de travail des personnels recrutés par l'établissement (assistants d'éducation, accompagnants des élèves en situation de handicap, etc.).

À noter : le plus souvent, de nombreuses informations sont accessibles par voie électronique via le portail intra-académique dès le résultat de la mobilité. ll est ainsi possible de consulter la base élève, les informations relatives aux personnels, les actes du conseil d'administration dématérialisés.

Rencontres en interne au moment de l'installation

Le chef d'établissement s'installera dans son nouveau poste aussi rapidement que possible et en général dans la dernière quinzaine du mois d'août. Ce sera le moment de rencontrer véritablement les membres de la communauté éducative de l'établissement. Outre ses collaborateurs proches qu'il aura déjà rencontrés lors de la ou des visites antérieures, il concentrera les personnels suivants :

  • le conseiller principal d'éducation (CPE) : projet de vie scolaire (dont l'internat), gestion des personnels vie scolaire, représentants des instances des élèves, vie de la maison des lycéens ou du foyer des élèves, gestion des absences et retards, organisation des études surveillées, registre des punitions, des sanctions, des incivilités et des actes de violence, groupe de prévention du décrochage scolaire (GPDS - consulter à ce sujet la fiche Lutte contre le décrochage scolaire), organisation pratique de la rentrée et des élections, formation des délégués.
    Consulter la circulaire n° 2015-139 du 10 août 2015 : missions des conseillers principaux d'éducation.
    Une réunion de l'équipe vie scolaire ou des entretiens individuels portant sur les missions des personnels pourront être organisés ;
  • le directeur opérationnel du GRETA ou les conseillers en formation continue, selon la situation de la formation continue dans l'établissement ;
  • les personnels administratifs : horaires de travail, organisation de l'accueil du public, communication interne et externe, délégation et répartition des tâches, archivage des documents officiels ;
    • secrétaire de direction : registre dématérialisé des délibérations du conseil d'administration, gestion quotidienne des actes administratifs, gestion des dossiers des personnels, agenda du chef d'établissement, gestion du courrier et des documents réceptionnés, ventilation du courrier électronique ;
    • secrétaire de scolarité : gestion des dossiers des élèves, examens, inscriptions, suivi de l'orientation des élèves, liens avec les professeurs principaux et les familles, lien avec les autres établissements ;
  • les agents techniques ou d'entretien en présence des encadrants : fiches de poste, relations avec les élèves et les autres personnels, représentativité dans les instances, lien avec l'adjoint gestionnaire ;
  • le médecin scolaire et l'infirmier : suivi des élèves, permanence d'internat et d'externat, comité d'éducation à la santé, à la citoyenneté et à l'environnement (CESCE), projets d'accueil individualisé (PAI), bilan annuel de fonctionnement de l'infirmerie, visites médicales dans le cadre des dérogations pour machines dangereuses, projets personnalisés de scolarisation (PPS). Consulter les éléments relatifs aux missions des infirmiers sur le site du ministère ;
  • l'enseignant référent pour le handicap : état des saisines de la maison départementale des personnes handicapées (MDPH), notifications, équipes de suivi à prévoir ;
  • l'assistant social : permanence assurée, rôle dans le CESCE, le GPDS, suivi des élèves, modalités de la gestion des fonds sociaux ;
  • les professeurs : assemblée générale de pré-rentrée, rencontres ultérieures : individuelles, par discipline ;
  • le professeur documentaliste : politique documentaire en lien avec le projet d'établissement, organisation de l'ouverture du centre de documentation et d'information (CDI), collaboration avec les autres membres de la communauté éducative ;
  • le psychologue de l'éducation nationale : Parcours avenir, calendrier et heures de présence, ainsi que ses modalités d'intervention et de communication ;
  • les personnels exerçant une mission particulière dans l'établissement, et notamment les différents référents et coordonnateurs ;
  • les représentants des personnels élus au conseil d'administration et les représentants des organisations syndicales ;
  • les responsables des différentes associations ;
  • les représentants de parents : rôle des parents à l'école, présence dans les conseils de classe et différentes instances de l'EPLE, organisation des élections des parents au conseil d'administration (CA) ;
  • les coordonnateurs des dispositifs existant dans l'établissement (dispositifs relais, accueil d'élèves relevant d'une unité localisée pour l'inclusion scolaire [ULIS], par exemple).

Visite des locaux

  • Prendre le temps de s'approprier l'ensemble des locaux : capacité d'accueil des salles, matériels pédagogiques particuliers, éléments de sécurité et d'accessibilité ;
  • évaluer l'état des lieux et les travaux à engager, prendre connaissance des recommandations de la dernière commission de sécurité, ainsi que de l'organigramme des clés (attribution des droits d'accès) ;
  • prendre une première connaissance des plans particuliers de mise en sécurité (PPMS) de l'établissement, du document unique d'évaluation des risques professionnels (DUER), et le cas échéant, de la sécurité du parc de machines.

Rencontres institutionnelles

  • Le recteur d'académie et/ou l'inspecteur d'académie - directeur académique des services de l'éducation nationale (IA-DASEN) : selon les académies, des réunions d'accueil peuvent être organisées avec présentation des chefs de service. Le nouveau chef d'établissement peut, à défaut, signaler sa prise de poste et indiquer qu'il se tient à disposition pour un éventuel entretien s'il ne le sollicite pas. L'entretien a pour but de se présenter et peut porter sur le diagnostic réalisé ou en cours, les projets, l'offre de formation, les affectations ;
  • les inspecteurs référents, les animateurs de bassin d'éducation et de formation (BEF), les chefs d'établissement de secteur, les inspecteurs de l'éducation nationale : liaisons inter-cycles, conseil école - collège et réseaux de l'éducation prioritaire.

Rencontres avec les partenaires et représentants des collectivités territoriales

  • Le maire et/ou son adjoint chargé de l'enseignement : présentation, élèves accueillis, partenariats, projet éducatif local, dispositif de réussite éducative, questions de sécurité, appartenance éventuelle à un dispositif (exemple : quartier prioritaire) ;
  • les représentants de la collectivité territoriale de rattachement, de la communauté de communes ou d'agglomérations,  membres du conseil d'administration : échanges sur leur perception de l'établissement ;
  • les chefs des services éducatifs du conseil départemental ou du conseil régional : présentation, travaux en prévision, sécurité aux abords de l'établissement, agents territoriaux. De nombreuses collectivités sont à l'initiative de regroupements des chefs d'établissement prenant leurs fonctions ;
  • la maison de quartier, les associations locales : les partenariats existants, envisageables ;
  • le correspondant police ou gendarmerie : les modalités du partenariat et les interventions dans le cadre des projets ;
  • les correspondants locaux de presse qui solliciteraient une rencontre : présentation, communication sur la vie et les temps forts de l'établissement.

État des lieux et évaluation du fonctionnement

Le pilotage d'un établissement scolaire ne peut se concevoir sans une réflexion préalable, objective et distanciée de son fonctionnement. Cette évaluation pourra être entendue et/ou demandée par le supérieur hiérarchique qui fixe les objectifs professionnels.
Elle se conduit généralement en deux temps :

  • une analyse globale de l'établissement et de son fonctionnement (forces, faiblesses, contraintes, objectifs affichés et attendus, tendances d'évolution) ;
  • une définition d'axes de progrès pour l'établissement, avec la volonté de mettre en œuvre des actions, de développer des stratégies de pilotage à moyen terme, en essayant de définir quelques indicateurs de progression.

Ce n'est donc pas un simple état des lieux ou un constat qui présenterait les atouts, les points forts ou les difficultés d'un établissement. Le diagnostic suppose non seulement une phase d'analyse personnelle, contextuelle des situations, mais également une réflexion stratégique et prospective.

Réception des objectifs professionnels annuels

Conformément à l'article 5 de l'arrêté du 29 juin 2021 "Les personnels de direction nouvellement nommés dans le corps et ceux qui ont changé d'affectation reçoivent leurs objectifs dans les trois mois qui suivent leur prise de fonctions".
L'atteinte de ces objectifs, les moyens et méthodes choisis pour y parvenir seront un des éléments pris en compte lors de l'entretien professionnel annuel qui se déroulera le 30 septembre suivant l'année scolaire évaluée ou avant la fin de celle-ci pour les personnels de direction changeant de poste à son terme.

 

Textes officiels en vigueur au 2 juin 2023

Code de l'éducation

Autres textes

 

Sur les logements de fonction

 

 

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