Portes ouvertes

Enjeux / objectifs

Les "portes ouvertes" sont organisées selon des modalités très différentes et relèvent pleinement de l'autonomie reconnue à l'EPLE dans le but :

de participer à une information objectivée et documentée des élèves et des familles ;
de faciliter la fluidité des parcours et des changements entre EPLE ;
d'ouvrir l'établissement sur son environnement pour en faire un acteur du tissu local ;
d'associer les personnels et les élèves sur la question de l'image de l'établissement ;
d'exposer les projets et actions qui dénotent certaines spécificités de l'établissement ;
de présenter les formations, les locaux et les équipements ;
de présenter les personnels et valoriser l'organisation pédagogique ;
etc.

Il est important d'apporter un soin particulier à ces "portes ouvertes" car c'est souvent le premier contact et une occasion privilégiée de rassurer les futurs élèves et leurs familles, qui viennent chercher des informations très concrètes :

contenus disciplinaires, parcours, projets pédagogiques et éducatifs ;
procédures administratives (inscription, dérogation, tarifs demi-pension et internat) et transports ;
état des locaux et aménagement des espaces ;
équipements et offres d'activités péri et extra-éducatives ;
complémentarité des enseignements en interne mais aussi en partenariat avec d'autres établissements ;
organisation et place des parents dans les questions éducatives. Les associations de parents et parents seront utilement associées ;
etc.

Organisation et calendrier

L'organisation des "portes ouvertes" doit être collective et participative. Il est important d'y associer l'ensemble de personnels, les élèves et les familles ou ceux qui sont éventuellement mandatés pour les représenter. Il peut être intéressant de constituer une équipe représentative de la communauté éducative afin d'organiser et répartir les tâches.

Fixer la date

Les "portes ouvertes" doivent être prévues et fixées dès l'élaboration du calendrier de l'année scolaire qui est présenté au conseil d'administration (CA). Consulter la fiche Conseil d'administration.
La ou les dates retenues sont fonction du calendrier académique et départemental des questions relatives à l'orientation :

calendrier et procédure de l'orientation, consulter la fiche Orientation ;
dates des autres "portes ouvertes" de proximité pour s'en distinguer ou au contraire s'y associer ;
forums et autres regroupements de portée départementale ou régionale ;
semaine de l'orientation pour les classes de 2^nde ;
semaine de l'apprentissage et/ou de l'entreprise ;
etc.

Les dates de ces différentes actions peuvent s'étaler de février à juin en fonction de l'objectif que l'on se fixe.

Communiquer

L'organisation des "portes ouvertes" en amont de leur tenue, pendant le déroulement et à postériori doit faire l'objet d'une communication maitrisée en interne mais aussi à l'externe. Consulter la fiche Communication.
Pour les collèges, dans le cadre du cycle 3 et sous l'impulsion du conseil école-collège, les principaux de collège peuvent participer à des rencontres avec les parents de cours moyen deuxième année (CM2), qu'elles soient organisées aux collèges ou dans les écoles. Ils rencontrent également les parents des nouveaux collégiens avant la fin du premier mois de l'année scolaire.
Les élèves de CM2 des écoles rattachées peuvent également être accueillis au collège durant une ou plusieurs journées.

Pour les lycées, une information doit être prévue lors de forums des formations après la 3^e organisés le plus souvent dans le cadre des bassins.
Les proviseurs participent à l'information des parents de 3^e lors de rencontres organisées par les collèges.

Dans le mois qui précède :

communication par voie de presse gratuite ou payante, affichage (affiches, prospectus, calicots, etc.), office national d'information sur les enseignements et les professions (ONISEP), centre d'information et d'orientation (CIO), radio locale, messagerie, site Web, etc. ;
utilisation des sites académiques pour communiquer ;
invitation des élus locaux, des membres du CA, des directeurs d'écoles ou des principaux des collèges du secteur de recrutement, du (de la) directeur(trice) académique des services de l'éducation nationale, des différents partenaires, des représentants des parents d'élèves, etc.

Organiser, préparer, accueillir

Établir le programme, évaluer les besoins matériels et répartir les tâches en concertation avec tous les personnels de l'établissement ;
penser à associer les élèves (guide, représentation théâtrale, démonstrations sportives, orchestre, chorale, expositions, participation à des animations scientifiques, etc.). Il faut dans ce cas prévoir une autorisation des parents ;
inviter les correspondants de la presse locale pour valoriser l'événement : on peut prévoir un dossier de presse avec les effectifs, les projets et ce sur quoi on souhaite mettre l'accent ;
prévoir un ou plusieurs circuits de visite avec ou sans guide (avec balisage) ;
accueillir les familles d'une façon particulièrement soignée et conviviale ;
déployer une signalétique spécifique, comprise de tous ;
mobiliser l'ensemble de la communauté éducative (enseignants, agents, personnels administratifs et de santé, élèves, anciens élèves, fédérations de parents, etc.). Chacun doit connaître son positionnement, son rôle, les tâches à accomplir et le discours à tenir. Les portes ouvertes font partie intégrante du service des enseignants (cf. rubrique "pour aller plus loin") ;
organiser, dans le cadre du plan Vigipirate, le contrôle de l'accès ;
recenser les visiteurs : collecter leurs coordonnées téléphoniques et électroniques, leur proposer un questionnaire de satisfaction ;
proposer aux familles habitant hors secteur de recrutement ou venant du réseau privé d'établir une fiche de premier contact pour leur enfant, tout en leur rappelant bien que l'affectation est du ressort de l'autorité académique (IA-DASEN) ;
se rendre disponible pour rencontrer les parents et répondre à toutes leurs questions. Pour cela l'événement doit être parfaitement préparé en amont. L'idéal est de charger une personne de régler les inévitables aléas de dernière minute ;
prévoir à la fin des portes ouvertes un moment de convivialité rassemblant les participants et les personnalités invitées.

Bilan et évaluation

Il est souhaitable que l'équipe de direction établisse le bilan prenant en compte les éléments suivants : la fréquentation, l'analyse de l'enquête de satisfaction, les éventuels problèmes d'organisation, l'implication des personnels, etc.

Il ne faut pas oublier de remercier les personnels pour leur implication, de présenter le bilan de l'opération à la communauté éducative, au conseil pédagogique et au conseil d'administration.

Pour ce qui concerne la mobilisation de la communauté éducative, consulter l'article sur l'obligation d'obéissance hiérarchique sur le portail de la Fonction publique ;
s'agissant de l'information des parents, consulter les pages du site du ministère de l'Éducation nationale, de la Jeunesse et des Sports détaillant la place des parents à l'École et le fonctionnement de la carte scolaire.

Carte interactive des journées des portes ouvertes par académie, site de l'Office national d'information sur les enseignements et les professions (ONISEP) ;
exemples d'affiches, de plaquettes d'établissement utilisées lors de portes ouvertes et de fiches-ressources :