Zoom sur le métier d'assistant(e) de formation à l'IH2EF

Publié le 18 avril 2022

À l’occasion de la publication de son rapport d’activité 2021, l’IH2EF vous propose de découvrir, chaque semaine, les coulisses de son fonctionnement à travers une série de publications : transformation de ses métiers, adaptation de son fonctionnement, renouvellement des outils de travail, prospective active autour des questions d’éducation et de formation… Retour sur ce qui a marqué l’Institut en 2021 à travers le regard de ceux qui y œuvrent au quotidien : ses agents.

Un Institut qui se transforme, des métiers qui évoluent : le rôle des assistants de formations à l'IH2EF 

Métier en forte évolution et parfois mal identifié par les stagiaires ou participants, l'assistanat de formation regroupe une dizaine de collaboratrices et collaborateurs, qui ont accepté d’offrir un regard prospectif sur leur métier.

image rapport d'activité 2021 de l'IH2EF

 

Quel est le rôle d'un assistant de formation au quotidien ?


L’assistante ou l’assistant de formation intervient auprès de l’ingénieur responsable d’un dispositif pour rendre la formation pleinement opérationnelle. L’exigence de qualité nécessite que tout soit bien prévu et pensé pour chacun des participants et intervenants.
Auparavant, les différentes étapes de réalisation d’une formation étaient cloisonnées. Désormais, chaque assistante et assistant est responsable d’une formation de A à Z. Plusieurs semaines avant la formation, il est nécessaire de gérer avec les académies ou les universités l’inscription des participants et des intervenants mais aussi prévoir et organiser l’accueil logistique. Le développement des formations à destination de l’enseignement supérieur a d’ailleurs complexifié ce travail car il faut aussi organiser le transport jusqu’à l’IH2EF. De manière essentielle, il faut s’assurer de la fluidité de l’information au sein de l’IH2EF pour que tous les services aient la bonne information. Pour ce faire, nous devons utiliser plusieurs applications informatiques qui, malheureusement, ne communiquent pas toujours entre elles et nous obligent à faire plusieurs fois la même saisie. Un travail de refonte des systèmes SI est en cours pour pallier ces problèmes récurrents.

L’assistante ou l’assistant de formation joue aussi un rôle essentiel au moment de l’accueil d’une formation à l’IH2EF : être présent(e) et à l’écoute des besoins des participants dans un esprit d’ouverture et toujours avec le sourire ! L’assistante ou assistant de formation est donc un personnage clé de la réussite des formations.    

Quel a été l’impact de la crise sanitaire sur les missions des assistants de formation ?

La crise sanitaire a accéléré l’évolution de notre métier : orienté essentiellement sur l’organisation de formations  en présentiel, il a dû s’adapter à l’exigence du distanciel. Nous avons dû appréhender de nouvelles modalités de travail et ce dans un délai extrêmement court, avec l’appropriation de nouveaux outils informatiques. Dorénavant, nous participons à la création de classes Via, préparons les séminaires sur de nombreuses plateformes en ligne, organisons les réunions sur les outils de visioconférence. Toutes ces applications nouvelles nécessitent de développer de nouvelles compétences, de montrer des capacités d’adaptation, de renforcer notre maîtrise d’outils informatiques sans avoir toujours eu le temps de nous former. Les missions sont donc en pleine évolution mais le cœur du métier, qui est l’exigence de qualité dans l’accueil et le déroulement de la formation, perdure.

 

Consulter le rapport d'activité 2021