Le contenu du dossier scolaire

Les renseignements contenus dans le dossier scolaire sont :

• confidentiels. Le chef d'établissement doit solliciter l'autorisation pour communiquer les adresses postales et/ou les adresses mail des responsables à qui que ce soit (les associations des parents ne font pas exception) ;
• indispensables au suivi de la scolarité sur le plan pédagogique, administratif et financier. Il convient d'être particulièrement vigilant à leur mise à jour et leur archivage.

Le dossier "papier"

Le contenu est variable mais on y trouve généralement les éléments suivants :

• identité de l'élève, fiche d'inscription, renseignements relatifs aux droits parentaux, certificat de radiation (exeat) ;
• bilans périodiques, résultats d'évaluations, documents relatifs à l'orientation et à l'affectation (fiche de dialogue, notification d'affectation, etc.) ;
• copie des attestations diverses (attestation scolaire de sécurité routière (ASSR), le module prévention et secours civiques de niveau 1 (PSC1) etc.) ;
• documents éventuellement formalisés pour l'accompagnent pédagogique de l'élève : PPRE, PAP, PAI, PPS, Gevasco (consulter la fiche "Inclusion des élèves à besoins éducatifs particuliers") ;
• conventions de stages, contrats de dispositif d'alternance ;
• notifications de sanctions, en respectant les règles d'effacement administratif prévues à l’article R511-13 du code de l'éducation :
  • à la fin de l'année scolaire, effacement des avertissements ;
  • à la fin de l'année scolaire suivante, effacement des blâmes et mesures de responsabilisation ;
  • à la fin de la 2^e année scolaire suivante, effacement de toutes les autres sanctions sauf exclusions définitives ;
  • à la fin de la scolarité secondaire, effacement de toutes les sanctions ;
  • en cas de changement d'établissement, l'élève peut demander l'effacement de toutes les sanctions sauf les exclusions définitives ; cela peut lui être refusé si l'effet éducatif de la sanction n'est pas avéré ;
• les informations relatives aux différentes bourses et aides attribuées à l’élève ;
  • les bourses nationales et les aides à la scolarité (dont les bourses au mérite) ;
  • les bourses attribuées par les collectivités territoriales.

NB : Si elles sont effacées du dossier administratif de l'élève, les punitions et sanctions doivent être conservées dans le registre des sanctions de l'établissement (pendant 10 ans). Les documents relatifs à la sanction et aux faits (rapports, notes, etc.) doivent être archivés dans l'établissement.

 Le dossier numérique

On y trouve en général moins d’informations que dans le dossier papier car les renseignements sont normalisés.

Les données présentes sont les suivantes :

• identité et coordonnées de l'élève ;
• identité et coordonnées de ses responsables (légaux, financiers, en charge, à contacter) ;
• caractéristiques de sa scolarité actuelle (MEF, division, options, régime, bourse, etc.) ;
• historique de sa scolarité ;
• diplômes et certifications ;
• les informations relatives aux différentes bourses et aides attribuées à l’élève :
  • les bourses nationales et les aides à la scolarité (dont les bourses au mérite) ;
  • les bourses attribuées par les collectivités territoriales.

En cas de changement d'établissement, le dossier numérique est transmis manuellement à l'initiative de l'établissement d'origine. Il n'est pas possible de le transmettre en cas de changement d’académie.Ces données doivent être vérifiées et mises à jour, car les erreurs et les omissions sont lourdement préjudiciables à l'ensemble des services de l'EPLE et parfois d'autres administrations :

• une erreur d'identité invalide un diplôme ;
• un changement de régime impacte la facturation ;
• une option erronée se répercute sur l'emploi du temps et l'inscription à l'examen, etc...

L'inscription

Au-delà d'une simple fonctionnalité administrative, l'inscription suite à l'affectation notifiée par l'inspecteur d'académie - directeur académique des services de l'éducation nationale (IA - DASEN) revêt un caractère fortement stratégique en termes d'image et d'accueil du public. Concevoir un rétro-planning des opérations permet ainsi de répondre à des questions techniques qui peuvent avoir beaucoup d'incidences sur le premier contact des parents d'élèves avec l'établissement. On pourra par exemple distribuer les dossiers suffisamment tôt dans les écoles ou les collèges de manière à laisser aux familles le temps nécessaire au renseignement des pièces, en évitant de leur demander plusieurs fois les mêmes informations.
La procédure de télé inscription en lycée est mise en œuvre progressivement dans les académies et les établissements. La dématérialisation totale des inscriptions nécessitera des dossiers totalement accessibles à distance (formulaires), une organisation interne des secrétariats pour le traitement de ces dossiers numériques et une solution d'archivage pérenne et fiable.

Les acteurs concernés et leurs droits

La base élève du dossier numérique et les dossiers "papier" doivent répondre aux besoins et aux exigences de contrôle et de confidentialité. L'attribution des droits de consultation relève de la responsabilité et de la compétence du chef d’établissement. Les dossiers "papier" sont mis à jour par les secrétariats et consultables par les personnels (de direction, d'enseignement, d'éducation, de santé, d'orientation et sociaux) en un lieu non accessible au public.
La base élève dite "SIECLE BEE", peut être accessible en modification par le service de vie scolaire, les personnels de secrétariat et d'intendance peuvent intervenir pour des mises à jour dans leur champ d'intervention (coordonnées, absences, etc.). Ces possibilité de modification de la base élève n'est accordée qu'à un nombre restreint de personnes, avec des droits limités.

C’est le chef d'établissement qui gère la délégation de ces droits de consultation ou de mise à jour dans le module "DELEG-CE" du portail SIECLE.

Consulter la fiche "Applications nationales liées aux personnels".

Protection des données numériques

Les extractions de la base élèves sont utilisées pour de nombreuses applications internes à l’éducation nationale (gestion des examens, des procédures d’orientation et d’affectation, des livrets scolaires, des frais scolaires, des bourses), mais aussi par des logiciels privés (logiciel de vie scolaire, gestion des cartes d’accès au service de restauration et d’hébergement, etc.).  

Si la constitution et le traitement de fichiers de données à caractère personnel des applications nationales ou académiques donnent lieu à une déclaration à la commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) par les services rectoraux, c’est en revanche au chef d’établissement de s’assurer que les données transmises, utilisées ou stockées par des prestataires privés sont en conformité avec le règlement général de protection des données (RGPD) et d’en faire la déclaration sur le registre des traitements (interne). Consulter la page spécifique pour les chefs d’établissement publiée par l’académie de Paris.

Conservation et archivage

En aucun cas le dossier scolaire ne doit être remis à l'élève ou à sa famille. À la fin de la scolarité secondaire, le dossier scolaire doit être archivé dans l’établissement. Il ne doit pas être remis à l’élève ou à sa famille (contrairement au livret scolaire). Le dossier (papier ou numérique) doit être conservé pendant 50 ans afin de pouvoir délivrer des attestations de scolarité ou de diplôme. Cette durée est réduite à 10 ans si l'établissement possède un récapitulatif complet de la situation administrative et pédagogique des élèves. Les modalités de tri et d’archivage de toutes les archives ont été précisées par une instruction ministérielle en 2005 (consulter dans la Boîte à outils : une version surlignée et un tableau récapitulatif).

Textes officiels