Dossier de l'élève

 Les objectifs

Les renseignements contenus dans le dossier scolaire sont confidentiels. Le chef d'établissement doit solliciter l'autorisation pour communiquer les adresses postales et/ou les adresses mail des responsables à qui que ce soit (les associations des parents ne font pas exception).
Chaque dossier doit être tenu à jour car il suit l'élève dans son parcours scolaire et doit être transmis à l'établissement suivant.

Il doit permettre une communication fluide et répondre à certains impératifs :

• disposer d'une base de données numériques (base élèves établissement – BEE) et de dossiers actualisés ;
• disposer d'une seule base unifiée de référence, permettant les extractions, facilitant ainsi la maintenance, la mise à jour et la collaboration des services (service annexe d'hébergement, notamment) ;
• rationaliser les démarches pour les établissements et pour les usagers ;
• assurer la fiabilité des actions et un suivi de la scolarité ;
• assurer le respect de la confidentialité des informations et des actions, ainsi que de la réglementation ;
• assurer la conservation d'informations (archivage) et l'organiser.

 Les moyens mis en œuvre et leur gestion

Le dossier "papier"

• identité de l'élève, fiche d'inscription, renseignements relatifs aux droits parentaux, certificat de radiation (exeat). Un soin tout particulier devra être accordé à l'inscription des élèves dont l'autorité parentale est exercée de manière conjointe par deux responsables légaux séparés ou divorcés ;
• bilans périodiques, résultats d'évaluations, documents relatifs à l'orientation et à l'affectation (fiche de dialogue, notification d'affectation, etc.) ;
• une copie des attestations diverses (livret personnel de compétences, attestation scolaire de sécurité routière (ASSR), le module prévention et secours civiques de niveau 1 (PSC1) etc.) ;
• dispositifs éventuels d'aide pédagogique aux élèves, consulter la fiche Inclusion des élèves à besoins éducatifs particuliers ;
• conventions de stages, contrats de dispositif d'alternance ;
• pour une année scolaire uniquement :
  • un dossier spécifique relatif aux absences de l'élève ;
  • les sanctions disciplinaires n'ayant pas bénéficié d'amnistie ou d'effacement administratif (pdf 186 Ko) ;
• pour une année de date à date :
  • les notifications d'exclusion temporaire de la classe, de l'établissement ou de ses services annexes ;
• pour toute la durée de la scolarité :
  • les notifications d'exclusion définitive de l'établissement.

Si elles sont effacées du dossier administratif de l'élève, les punitions et sanctions doivent être mentionnées dans le registre des sanctions de l'établissement. Par ailleurs, les documents relatifs aux faits eux-mêmes (rapports, notes, etc.) peuvent être conservés dans l'établissement.

Sauf pour l'exclusion définitive, l'élève peut demander l'effacement de toutes les sanctions de son dossier lorsqu'il change d'établissement. Si l'effet éducatif de la sanction n'est pas avéré, son effacement pourra être refusé. Quoi qu'il en soit, les sanctions sont effacées du dossier au terme de sa scolarité dans le second degré.

 Le dossier numérique

(consulter la fiche Applications nationales liées à la scolarité)

Il est aujourd'hui intégré à la base élèves, clé de voûte du Système d'information pour les élèves de collèges, de lycées et pour les établissements - base élèves établissement  (SIECLE BEE). De façon non exhaustive, on y saisit ou intègre les données relatives aux domaines suivants :

• identification de l'élève ;
• adresse de l'élève ;
• scolarité – responsables ;
• scolarité – historique ;
• diplômes – certifications.

Les informations contenues et restituées par la base élèves doivent être fiables et tenues à jour. En effet, les erreurs et les omissions sont lourdement préjudiciables à l'ensemble des services de l' EPLE et parfois d'autres administrations.
Par exemple les changements de régime ont un impact sur la facturation, les erreurs sur les options suivies par les élèves se répercutent sur les emplois du temps et les inscriptions aux examens. Les transferts de dossiers peuvent se faire dans SIECLE BEE soit automatiquement lors des affectations, soit être déclenchés par les établissements.

La constitution et le traitement de fichiers de données à caractère personnel donnent lieu à une déclaration à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) par les services rectoraux.

La mise en place du règlement général sur la protection des données (RGPD) ne remet pas en cause le transfert de données à des tiers comme par exemple les adresses postales et courriels des parents d'élèves ayant donné leur autorisation.

L'inscription

Au-delà d'une simple fonctionnalité administrative, l'inscription suite à l'affectation notifiée par l'inspecteur d'académie - directeur académique des services de l'éducation nationale (IA - DASEN) revêt un caractère fortement stratégique en termes d'image et d'accueil du public. Concevoir un rétro-planning des opérations permet ainsi de répondre à des questions techniques qui peuvent avoir beaucoup d'incidences sur le premier contact des parents d'élèves avec l'établissement. On pourra par exemple distribuer les dossiers suffisamment tôt dans les écoles ou les collèges de manière à laisser aux familles le temps nécessaire au renseignement des pièces, en évitant de leur demander plusieurs fois les mêmes informations.
La procédure de téléinscription en lycée est mise en œuvre progressivement dans les académies et les établissements. La dématérialisation totale des inscriptions nécessitera des dossiers totalement remplissables à distance (formulaires), une organisation interne des secrétariats pour le traitement de ces dossiers  numériques et une solution d'archivage pérenne et fiable.

Les acteurs concernés et leurs droits

Les dossiers "papier" sont mis à jour par les secrétariats et consultables par les personnels (de direction, d'enseignement, d'éducation, de santé, d'orientation et sociaux) en un lieu non accessible au public.

Au niveau de SIECLE BEE, le service de vie scolaire, les personnels de secrétariat et d'intendance peuvent intervenir pour des mises à jour dans leur champ d'intervention (coordonnées, absences, etc.).
Les enseignants, les services médico-sociaux ont, le plus souvent, des droits de consultation permettant ainsi l'exploitation des données.

L'attribution de ces droits relève de la responsabilité et de la compétence du chef d'établissement qui gère la délégation de ces droits de consultation ou de mise à jour dans le module "DELEG-CE" du portail SIECLE.

La base élève et les dossiers "papier" doivent répondre aux besoins et aux exigences de contrôle et de confidentialité. L'accès à la base élève n'est accordé qu'à un nombre restreint de personnes, avec des droits limités.

Conservation et archivage

Afin de pouvoir délivrer des attestations de scolarité, la durée d'utilité administrative des dossiers scolaires est de 50 ans. Elle est réduite à 10 ans si l'établissement possède un récapitulatif complet de la situation administrative et pédagogique des élèves. En cas de dossier numérique, une sauvegarde est obligatoire pour des durées identiques à celles du format papier.

Les modalités de leur tri avant versement aux archives départementales sont précisées dans l'instruction n° 2005-003 du 22 février 2005 (références dans la rubrique "textes officiels en vigueur").

En aucun cas le dossier scolaire ne doit être remis à l'élève ou à sa famille.

Les bourses accordées aux élèves et à leurs familles

Les différentes bourses sont les suivantes :

• les bourses nationales et les aides à la scolarité (dont les bourses au mérite) ;
• les bourses attribuées par les collectivités territoriales.

La gestion administrative de ces dossiers de bourses est de la responsabilité des services de secrétariat et de gestion.