La fiche du Film annuel
Les objectifs
Les renseignements contenus dans le dossier scolaire sont confidentiels. Le chef d'établissement doit solliciter l'autorisation pour communiquer les adresses postales et/ou les adresses mail des responsables à qui que ce soit (les associations des parents ne font pas exception).
Chaque dossier doit être tenu à jour car il suit l'élève dans son parcours scolaire et doit être transmis à l'établissement suivant.
Il doit permettre une communication fluide et répondre à certains impératifs :
- disposer d'une base de données numériques (base élèves établissement – BEE) et de dossiers actualisés ;
- disposer d'une seule base unifiée de référence, permettant les extractions, facilitant ainsi la maintenance, la mise à jour et la collaboration des services (service annexe d'hébergement, notamment) ;
- rationaliser les démarches pour les établissements et pour les usagers ;
- assurer la fiabilité des actions et un suivi de la scolarité ;
- assurer le respect de la confidentialité des informations et des actions, ainsi que de la réglementation ;
- assurer la conservation d'informations (archivage) et l'organiser.
Les moyens mis en œuvre et leur gestion
Le dossier "papier"
- identité de l'élève, fiche d'inscription, renseignements relatifs aux droits parentaux, certificat de radiation (exeat). Un soin tout particulier devra être accordé à l'inscription des élèves dont l'autorité parentale est exercée de manière conjointe par deux responsables légaux séparés ou divorcés ;
- bilans périodiques, résultats d'évaluations, documents relatifs à l'orientation et à l'affectation (fiche de dialogue, notification d'affectation, etc.) ;
- une copie des attestations diverses (livret personnel de compétences, attestation scolaire de sécurité routière (ASSR), le module prévention et secours civiques de niveau 1 (PSC1) etc.) ;
- dispositifs éventuels d'aide pédagogique aux élèves, consulter la fiche Inclusion des élèves à besoins éducatifs particuliers ;
- conventions de stages, contrats de dispositif d'alternance ;
- pour une année scolaire uniquement :
- un dossier spécifique relatif aux absences de l'élève ;
- les sanctions disciplinaires n'ayant pas bénéficié d'amnistie ou d'effacement administratif (pdf 186 Ko) ;
- pour une année de date à date :
- les notifications d'exclusion temporaire de la classe, de l'établissement ou de ses services annexes ;
- pour toute la durée de la scolarité :
- les notifications d'exclusion définitive de l'établissement.
Si elles sont effacées du dossier administratif de l'élève, les punitions et sanctions doivent être mentionnées dans le registre des sanctions de l'établissement. Par ailleurs, les documents relatifs aux faits eux-mêmes (rapports, notes, etc.) peuvent être conservés dans l'établissement.
Sauf pour l'exclusion définitive, l'élève peut demander l'effacement de toutes les sanctions de son dossier lorsqu'il change d'établissement. Si l'effet éducatif de la sanction n'est pas avéré, son effacement pourra être refusé. Quoi qu'il en soit, les sanctions sont effacées du dossier au terme de sa scolarité dans le second degré.
Le dossier numérique
(consulter la fiche Applications nationales liées à la scolarité)
Il est aujourd'hui intégré à la base élèves, clé de voûte du Système d'information pour les élèves de collèges, de lycées et pour les établissements - base élèves établissement (SIECLE BEE). De façon non exhaustive, on y saisit ou intègre les données relatives aux domaines suivants :
- identification de l'élève ;
- adresse de l'élève ;
- scolarité – responsables ;
- scolarité – historique ;
- diplômes – certifications.
Les informations contenues et restituées par la base élèves doivent être fiables et tenues à jour. En effet, les erreurs et les omissions sont lourdement préjudiciables à l'ensemble des services de l'
EPLE
et parfois d'autres administrations.
Par exemple les changements de régime ont un impact sur la facturation, les erreurs sur les options suivies par les élèves se répercutent sur les emplois du temps et les inscriptions aux examens. Les transferts de dossiers peuvent se faire dans SIECLE BEE soit automatiquement lors des affectations, soit être déclenchés par les établissements.
La constitution et le traitement de fichiers de données à caractère personnel donnent lieu à une déclaration à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) par les services rectoraux.
La mise en place du règlement général sur la protection des données (RGPD) ne remet pas en cause le transfert de données à des tiers comme par exemple les adresses postales et courriels des parents d'élèves ayant donné leur autorisation.
L'inscription
Au-delà d'une simple fonctionnalité administrative, l'inscription suite à l'affectation notifiée par l'inspecteur d'académie - directeur académique des services de l'éducation nationale (IA - DASEN) revêt un caractère fortement stratégique en termes d'image et d'accueil du public. Concevoir un rétro-planning des opérations permet ainsi de répondre à des questions techniques qui peuvent avoir beaucoup d'incidences sur le premier contact des parents d'élèves avec l'établissement. On pourra par exemple distribuer les dossiers suffisamment tôt dans les écoles ou les collèges de manière à laisser aux familles le temps nécessaire au renseignement des pièces, en évitant de leur demander plusieurs fois les mêmes informations.
La procédure de téléinscription en lycée est mise en œuvre progressivement dans les académies et les établissements. La dématérialisation totale des inscriptions nécessitera des dossiers totalement remplissables à distance (formulaires), une organisation interne des secrétariats pour le traitement de ces dossiers numériques et une solution d'archivage pérenne et fiable.
Les acteurs concernés et leurs droits
Les dossiers "papier" sont mis à jour par les secrétariats et consultables par les personnels (de direction, d'enseignement, d'éducation, de santé, d'orientation et sociaux) en un lieu non accessible au public.
Au niveau de SIECLE BEE, le service de vie scolaire, les personnels de secrétariat et d'intendance peuvent intervenir pour des mises à jour dans leur champ d'intervention (coordonnées, absences, etc.).
Les enseignants, les services médico-sociaux ont, le plus souvent, des droits de consultation permettant ainsi l'exploitation des données.
L'attribution de ces droits relève de la responsabilité et de la compétence du chef d'établissement qui gère la délégation de ces droits de consultation ou de mise à jour dans le module "DELEG-CE" du portail SIECLE.
La base élève et les dossiers "papier" doivent répondre aux besoins et aux exigences de contrôle et de confidentialité. L'accès à la base élève n'est accordé qu'à un nombre restreint de personnes, avec des droits limités.
Conservation et archivage
Afin de pouvoir délivrer des attestations de scolarité, la durée d'utilité administrative des dossiers scolaires est de 50 ans. Elle est réduite à 10 ans si l'établissement possède un récapitulatif complet de la situation administrative et pédagogique des élèves. En cas de dossier numérique, une sauvegarde est obligatoire pour des durées identiques à celles du format papier.
Les modalités de leur tri avant versement aux archives départementales sont précisées dans l'instruction n° 2005-003 du 22 février 2005 (références dans la rubrique "textes officiels en vigueur").
En aucun cas le dossier scolaire ne doit être remis à l'élève ou à sa famille.
Les bourses accordées aux élèves et à leurs familles
Les différentes bourses sont les suivantes :
- les bourses nationales et les aides à la scolarité (dont les bourses au mérite) ;
- les bourses attribuées par les collectivités territoriales.
La gestion administrative de ces dossiers de bourses est de la responsabilité des services de secrétariat et de gestion.
Textes officiels
Généralités
Code de l'éducation
- Article D111-3 : les parents d'élèves ;
- article D311-6 à 9 : le livret scolaire de la scolarité obligatoire ;
- article R511-13 : effacement des sanctions dans le dossier administratif de l'élève .
- article R511-13-1 : décisions disciplinaires assorties d'un sursis.
Autres textes
- principe du "silence vaut accord" : loi du 12 novembre 2013 habilitant le gouvernement à simplifier les relations entre l'administration et les citoyens - liste des procédures concernées ;
- loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 : informatique, fichiers et libertés ;
- Code des relations entre le public et l'administration ;
- arrêté du 8 février 2016 portant généralisation du traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé "livret scolaire du lycée" (LSL) ;
- arrêté du 31 décembre 2015 fixant le contenu du livret scolaire de l'école élémentaire et du collège ;
- arrêté du 16 février 2012 portant création d'un traitement dénommé "répertoire national des identifiants élèves, étudiants et apprentis" ;
- circulaire n° 2014-059 du 27 mai 2014 : application de la règle, mesures de prévention et sanctions (pdf 100 Ko) ;
- circulaire n° 2006-137 du 25 août 2006 relative au rôle et à la place des parents à l'école (pdf 55 Ko).
Textes relatifs à la scolarité obligatoire
Code de l'éducation
- articles L131-1 à L131-13 : obligation scolaire ;
- articles R131-5 à R131-10 : contrôle de l'assiduité scolaire ;
Autre texte
- circulaire n° 2014-159 du 24 décembre 2014 (pdf 390 Ko) : vaincre l'absentéisme.
Archives
- Circulaire du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l'État ;
- instruction n° 2005-003 du 22 février 2005 : instruction de tri et de conservation pour les archives reçues et produites par les services et établissements concourant à l'éducation nationale (pdf 399 Ko).
Pour aller plus loin
- Sur le site du ministère de l'Éducation nationale et de la Jeunesse (MENJ) :
- le livret scolaire unique, du CP à la troisième ;
- être parent d'élèves au collège : les aides financières au collège ;
- être parent d'élèves au lycée : les aides financières au lycée ;
- fiche n° 21 du guide juridique du chef d'établissement (novembre 2009 - pdf 186 Ko), traitant de la création et gestion des traitements de données à caractère personnel ;
- sur le site Éduscol :
- sur le site Service-Public.fr, vos droits et démarches Collège - Lycée ;
- "La RGPD, c'est maintenant : les changements à retenir et les outils pour bien se préparer", sur le site de la CNIL ;
- sur le site du réseau Canopé, "Les données à caractère personnel : comprendre et appliquer les nouvelles réglementations dans les établissements scolaires" (2018, pdf 900 Ko) ;
- sur le site de l'académie de Poitiers, SIECLE : guide utilisateur (juillet 2014, pdf 1,7 Mo) ;
- éléments juridiques :
- le droit à l'image, sur le site Internet responsable d'Éduscol ;
- Questions relatives à l'exercice de l'autorité parentale, site Éduscol.
Boîte à outils
- vademecum de l'adjoint gestionnaire en EPLE, sur le site de l'IH2EF (pdf 4,1 Mo) ;
- aide méthodologique d'optimisation et de mise en place des procédures d'actualisation (pdf 286 Ko) ;
-
tableau de tri et d'archivage surligné pour tout ce qui concerne l'EPLE, ce qui en facilite la lecture (pdf 846 Ko) ;
-
extrait de ce tableau, réalisé par l'académie de Limoges (doc 38 Ko), relatif plus particulièrement aux documents de la vie scolaire, pédagogiques et de santé scolaire.
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