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Prise de fonctions du chef d'établissement

Mis à jour le 13 juin 2021

De la réception de son arrêté de nomination à la prise de connaissance de sa lettre de mission, le chef d'établissement nouvellement affecté découvre l'établissement public local d'enseignement (EPLE), son fonctionnement et son environnement. Au terme de la période d'observation active et de diagnostic, il propose des objectifs et axes de progrès qu'il soumettra à son autorité hiérarchique : inspecteur d'académie, directeur académique des services de l'éducation nationale (IA-DASEN) ou recteur. C'est à l'issue d'un échange avec cette autorité que sera rédigée sa lettre de mission, feuille de route pour une période d'un an à compter des affectations 2021. Cette lettre de mission est la base de son évaluation professionnelle par l'autorité académique.
À noter : la période reste triennale pour les personnels affectés antérieurement.

La fiche du film annuel

Les démarches préalables

N.B. : les pistes proposées ci-dessous ne sont ni exhaustives, ni hiérarchisées.

Première prise de contact avec l'établissement

Lors d'une rencontre avec le chef d'établissement et ses adjoints

Il s'agit d'assurer la continuité du service public. Il est donc nécessaire de prendre connaissance de certaines informations et d'échanger sur les pratiques. Cela concerne :

  • le fonctionnement de l'équipe de direction :
    • la répartition des dossiers entre le/les adjoint(s) (adjoint pédagogique et adjoint gestionnaire) et le chef d'établissement ;
    • le contenu des lettres de délégation et de mission ;
    • les pratiques de l'équipe de direction (modalités d'échanges, de réunion, de communication, etc.) ;
  • les affaires pédagogiques et éducatives :
    • la politique éducative et pédagogique de l'établissement ;
    • la dotation globale horaire, l'enveloppe des indemnités pour missions particulières (IMP), la répartition des services, les emplois du temps et les services partagés ;
    • les projets pédagogiques et éducatifs en cours, la programmation de sorties et voyages pédagogiques ;
    • la politique numérique de l'établissement, les outils mis en place ou à développer (espace numérique de travail - ENT, site internet, etc.) ;
    • les partenariats en cours : sportifs, artistiques et culturels, autres ;
  • les affaires financières et la gestion matérielle de l'établissement :
    • le bâti : état, travaux en cours ou à prévoir ;
    • le logement de fonction : dates de déménagement et des aménagements nécessaires (remise en état, par exemple) ;
    • le budget en cours, l'état des dépenses engagées, l'état d'avancement de certains dossiers qui nécessiteront une action immédiate ou rapide du nouveau chef d'établissement ;
  • la gestion des ressources humaines :
    • les informations importantes concernant certains personnels : santé, remarques à caractère confidentiel indispensables, autres remarques utiles ;
    • la situation des contrats : contrat unique d'insertion - parcours emploi compétences (CUI - PEC), assistant d'éducation (AED), accompagnants d'élèves en situation de handicap (AESH) dans le cadre du pôle inclusif d'accompagnement localisé (PIAL) ;
    • la gestion des agents : organisation des services, fiches de postes, état des relations entre les personnels ;
  • autres points à aborder :
    • les relations avec les différents partenaires (institutionnels et autres), les conventions éventuelles et, le cas échéant, la place de l'établissement au sein du groupement d'établissements publics d'enseignement (GRETA) et les autres organisations en réseau ;
    • les contacts sécurité-sûreté : référent police ou gendarmerie, etc.
Avec le directeur délégué aux formations professionnelles et technologiques (DDFPT) :
  • la délégation confiée, l'organisation des enseignements technologiques et/ou professionnels, les élèves accueillis, les projets pédagogiques, le fonctionnement des ateliers, l'organisation des examens, les objets confectionnés, le devenir des élèves.
Avec le directeur adjoint chargé de la Section d'enseignement général et professionnel adapté (SEGPA) :
  • la délégation confiée, l'organisation des enseignements, les élèves accueillis, les projets pédagogiques, le devenir des élèves après la SEGPA.

Documents que le personnel de direction peut demander à consulter en arrivant :

  • l'organigramme de l'établissement ;
  • les différents indicateurs et tableaux de bord permettant une analyse du fonctionnement, dont les indicateurs d'aide au pilotage et à l'auto-évaluation (APAE) ;
  • le projet d'établissement, le contrat d'objectifs, la convention avec la collectivité de rattachement, le règlement intérieur ;
  • l'organisation de la rentrée des élèves (dates, déroulement de l'accueil, etc.) ;
  • les projets en cours, et en particulier le projet numérique et les outils en place ou à prévoir : site de l'EPLE, cahier de texte en ligne, ENT, réseaux sociaux ;
  • les procès-verbaux du conseil d'administration, le rapport annuel de fonctionnement pédagogique ;
  • le budget de l'année en cours, le compte financier de l'année précédente, la situation de la trésorerie ;
  • les contrats de travail des personnels recrutés par l'établissement (assistants d'éducation, accompagnants des élèves en situation de handicap, etc.).

À noter : le plus souvent, de nombreuses informations  sont accessibles par voie électronique via le portail intra-académique après l'affectation. ll est ainsi possible de consulter la base élève, les informations relatives aux personnels, les actes du conseil d'administration dématérialisés, etc.

Rencontres en interne

Ces rencontres concernent les membres de la communauté éducative de l'établissement.

  • le conseiller principal d'éducation (CPE) : projet de vie scolaire, gestion des personnels vie scolaire, représentants des instances des élèves, vie de la maison des lycéens ou du foyer des élèves, gestion des absences et retards, organisation des études surveillées, registre des punitions, des sanctions, des incivilités et des actes de violence, groupe de prévention du décrochage scolaire (GPDS - consulter à ce sujet la fiche Lutte contre le décrochage scolaire), organisation pratique de la rentrée et des élections, formation des délégués.
    Consulter la circulaire n° 2015-139 du 10 août 2015 : missions des conseillers principaux d'éducation.
    Une réunion de l'équipe vie scolaire ou des entretiens individuels portant sur les missions des personnels pourront être organisés ;
  • le directeur opérationnel du GRETA ou les conseillers en formation continue, selon la situation de la formation continue dans l'établissement ;
  • les personnels administratifs : horaires de travail, organisation de l'accueil du public, communication interne et externe, délégation et répartition des tâches, archivage des documents officiels ;
    • secrétaire de direction : registre dématérialisé des délibérations du conseil d'administration, gestion quotidienne des actes administratifs, gestion des dossiers des personnels, agenda du chef d'établissement, gestion du courrier et des documents réceptionnés, ventilation du courrier électronique ;
    • secrétaire de scolarité : gestion des dossiers des élèves, examens, inscriptions, suivi de l'orientation des élèves, liens avec les professeurs principaux et les familles, lien avec les autres établissements, etc. ;
  • les personnels de service en présence des encadrants : fiches de poste, relations avec les élèves et les autres personnels, représentativité dans les instances, lien avec l'adjoint gestionnaire ;
  • le médecin scolaire et l'infirmier : suivi des élèves, permanence d'internat et d'externat, comité d'éducation à la santé et à la citoyenneté (CESC), projets d'accueil individualisé (PAI), bilan annuel de fonctionnement de l'infirmerie, visites médicales dans le cadre des dérogations pour machines dangereuses, projets personnalisés de scolarisation (PPS). Consulter les éléments relatifs aux missions des infirmiers sur le site du ministère ;
  • l'enseignant référent pour le handicap : état des saisines Maison départementale des personnes handicapées (MDPH), notifications, équipes de suivi à prévoir ;
  • l'assistant social : permanence assurée, rôle dans le CESC, le GPDS, suivi des élèves, modalités de la gestion des fonds sociaux ;
  • les professeurs : assemblée générale de pré-rentrée, rencontres ultérieures : individuelles, par discipline, etc. ;
  • le professeur documentaliste : politique documentaire en lien avec le projet d'établissement, organisation de l'ouverture du CDI, collaboration avec les autres membres de la communauté éducative ;
  • le psychologue de l'éducation nationale : Parcours avenir, calendrier et heures de présence, ainsi que ses modalités d'intervention et de communication ;
  • les personnels exerçant une mission particulière dans l'établissement, et notamment les différents référents et coordonnateurs ;
  • les représentants des personnels élus au conseil d'administration et les représentants des organisations syndicales ;
  • les responsables des différentes associations ;
  • les représentants de parents : rôle des parents à l'école, présence dans les conseils de classe et différentes instances de l'EPLE, organisation des élections des parents au conseil d'administration (CA) ;
  • les coordonnateurs des dispositifs existant dans l'établissement (dispositifs relais, accueil d'élèves relevant d'une unité localisée pour l'inclusion scolaire [ULIS], par exemple).

Visite des locaux

  • Prendre le temps de s'approprier l'ensemble des locaux : capacité d'accueil des salles, matériels pédagogiques particuliers, éléments de sécurité et d'accessibilité, etc. ;
  • évaluer l'état des lieux et les travaux à engager, prendre connaissance des recommandations de la dernière commission de sécurité, ainsi que de l'organigramme des clés (attribution des droits d'accès) ;
  • prendre une première connaissance des plans particuliers de mise en sécurité (PPMS) de l'établissement, du document unique d'évaluation des risques professionnels (DUER), et le cas échéant, de la sécurité du parc de machines.

Rencontres institutionnelles

  • Le recteur d'académie et/ou l'inspecteur d'académie - directeur académique des services de l'éducation nationale (IA-DASEN) : selon les académies, des réunions d'accueil peuvent être organisées avec présentation des chefs de service. Le nouveau chef d'établissement peut, à défaut, signaler sa prise de poste et indiquer qu'il se tient à disposition pour un éventuel entretien s'il ne le sollicite pas. L'entretien a pour but de se présenter et peut porter sur le diagnostic réalisé ou en cours, les projets, l'offre de formation, les affectations ;
  • les inspecteurs référents, les animateurs de bassin d'éducation et de formation (BEF), les chefs d'établissement de secteur, les inspecteurs de l'éducation nationale : liaisons inter-cycles, conseil école - collège et réseaux de l'éducation prioritaire.

Partenaires et représentants des collectivités territoriales

  • Le maire et/ou son adjoint chargé de l'enseignement : présentation, élèves accueillis, partenariats, projet éducatif local, dispositif de réussite éducative, questions de sécurité, appartenance éventuelle à un dispositif (exemple : quartier prioritaire) ;
  • les représentants de la collectivité territoriale de rattachement, de la communauté de communes ou d'agglomérations,  membres du conseil d'administration : échanges sur leur perception de l'établissement ;
  • les chefs des services éducatifs du conseil départemental ou du conseil régional : présentation, travaux en prévision, sécurité aux abords de l'établissement, agents territoriaux. De nombreuses collectivités sont à l'initiative de regroupements des chefs d'établissement prenant leurs fonctions ;
  • la maison de quartier, les associations locales : les partenariats existants, envisageables ;
  • le correspondant police ou gendarmerie : les modalités du partenariat et les interventions dans le cadre des projets ;
  • les correspondants locaux de la presse : présentation, communication sur la vie et les temps forts de l'établissement.

Le diagnostic

Le diagnostic est la première phase du dispositif d'évaluation du chef d'établissement. Il consiste à effectuer :

  • une analyse globale de l'établissement et de son fonctionnement (forces, faiblesses, contraintes, objectifs affichés et attendus, tendances d'évolution) ;
  • une définition d'axes de progrès pour l'établissement, avec la volonté de mettre en œuvre des actions, de développer des stratégies de pilotage à moyen terme, en essayant de définir quelques indicateurs de progression.

Ce n'est donc pas un simple état des lieux ou un constat qui présenterait les atouts, les points forts ou les difficultés d'un établissement. Le diagnostic suppose non seulement une phase d'analyse personnelle, contextuelle des situations, mais également une réflexion stratégique et prospective.

Le chef d'établissement soumet ce diagnostic au recteur ou à l'IA-DASEN, généralement au cours du premier trimestre de l'année scolaire.

La lettre de mission

À partir du diagnostic, le recteur établit la lettre de mission du chef d'établissement. Celui-ci s'appuie lui-même sur ce document pour rédiger la lettre de mission du chef d'établissement adjoint.
Ces documents précisent les objectifs et voies d'actions qu'il conviendra de mettre en œuvre au cours des trois années qui suivent.
Les lettres de mission servent de base lors des entretiens d'évaluation.
C'est sur la base de la qualité de ses premières rencontres, de son attitude et de son positionnement, de ses premiers actes, que le nouveau chef d'établissement construit le socle de sa future autorité éducative. Il convient donc d'y accorder la plus grande attention.

Textes officiels

Textes officiels en vigueur au 6 juin 2021

Code de l'éducation

Textes organisant la fonction de chef d'établissement

Pour aller plus loin

Sur les logements de fonction

 

Boîte à outils

 

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